Le feste non si rovinano quasi mai per il motivo che si teme. Non è il maltempo e non è la sfortuna. Nei casi che raccontiamo qui il guaio è nato da una decisione presa prima, quasi sempre con l'intenzione di fare la cosa giusta.
Sono quattro episodi realmente accaduti. Per ciascuno abbiamo indicato che cosa lo ha provocato e la contromisura adottata da allora.
1. L'alcol calcolato al ribasso
È l'errore più frequente in assoluto. Per contenere la spesa si acquista meno alcol di quanto ne serva, il bar resta scoperto a metà serata e la figura è pessima davanti a tutti gli invitati.
Il timore che porta a questa scelta è però legittimo. Gin, vodka e liquori non sono bottiglie che si finiscono nella vita di tutti i giorni: quello che avanza da una festa resta in un armadio per anni oppure viene buttato. Fra spendere troppo e restare a secco, molti scelgono il rischio meno visibile in fase di acquisto.
La contromisura
Il problema si risolve dal lato dell'acquisto. Con un grossista si può concordare in anticipo la restituzione delle bottiglie invendute, purché integre e con il sigillo del monopolio intatto. Si compra quindi con abbondanza e si paga soltanto ciò che viene effettivamente consumato.
È un accordo che i grossisti concedono volentieri a chi conoscono. Lavoriamo a Trieste da molti anni, quindi il contatto possiamo procurarlo noi. L'acquisto resta un rapporto diretto fra chi organizza e il fornitore.
Sulle quantità da prevedere abbiamo scritto una guida a parte: quanto alcol comprare per una festa.
2. L'impianto audio portato all'aperto
In una serata alcuni invitati sistemarono un impianto audio all'esterno e avviarono la musica in giardino, nonostante l'indicazione contraria data prima dell'evento.
Intervennero le forze dell'ordine, richiamate dal rumore. La sanzione fu di importo rilevante. A pagarla furono i festeggiati.
La contromisura
Da allora la musica si tiene nella discoteca privata insonorizzata al piano superiore. Non è una limitazione degli spazi: il giardino resta accessibile per l'intera durata dell'evento, per chi voglia fumare o prendere aria.
La regola esiste per proteggere chi organizza. Un impianto all'aperto in un quartiere residenziale produce una segnalazione nel giro di poco. Il conto lo paga il festeggiato.
3. Il bar affidato a un amico
Ci fu chiesto con insistenza di rinunciare a un barman referenziato per contenere la spesa. Al banco si mise un amico dei festeggiati.
Cominciò a bere insieme agli invitati. Il servizio rallentò fino a far attendere ore per una consumazione. A metà serata la persona al bar era ubriaca e discuteva con gli ospiti, arrivando a spingerli.
Il risparmio in quel caso fu di poche decine di euro. La serata a cui si era lavorato per mesi ne uscì compromessa.
La contromisura
Da quella volta chi lavora al banco deve essere un professionista referenziato. È l'unica figura su cui non lasciamo margine di scelta. Il catering rimane invece libero: chi ha un fornitore di fiducia lo porta senza alcuna limitazione.
La differenza sta nella natura del ruolo. Un catering che sbaglia lascia un buffet mediocre. Una persona che perde il controllo dietro un bancone, in una serata con centoventi ragazzi, è un problema di ordine diverso.
4. Il catering sproporzionato alla festa
Questo episodio non ha prodotto danni, soltanto denaro sprecato. Si ripete però con una certa regolarità.
Per fare bella figura viene scelto un servizio elaborato, con portate impegnative e presentazione curata. Alla prova dei fatti gli ospiti mangiarono pochissimo. Gran parte del cibo rimase sui tavoli. Con metà della spesa si sarebbe allestito un buffet più adatto, che sarebbe stato consumato per intero e con più piacere.
Perché accade
Chi affitta una villa per una festa vuole muoversi, parlare, ballare, approfittare degli spazi. Un servizio elaborato impone l'opposto: restare fermi con il piatto davanti per un tempo lungo.
Interrompe il ritmo della serata. Il ritmo, poi, non riparte. È un effetto che si osserva bene dall'esterno e quasi mai dall'interno, motivo per cui suggeriamo il tipo di catering in base al tipo di festa. Per una serata di giovani il buffet vince quasi sempre.
Il filo comune
Tre di questi quattro episodi hanno la stessa origine: la spesa collocata nel posto sbagliato. Un risparmio sull'alcol e sul barman, dove costa la serata. Una spesa doppia sul catering, dove non produce nulla.
Il quarto nasce invece da un'indicazione ricevuta e non seguita. Vale la pena ricordarlo. Le regole che una location ti dà prima dell'evento non servono a rendere la festa più rigida. Servono a evitare che il conto della serata arrivi il giorno dopo.
Leggi le guide complete su come organizzare un 18esimo e una festa di laurea a Trieste, oppure scopri quanti invitati si presentano davvero rispetto a quelli annunciati.