Quello che avrei voluto sapere prima di organizzare una festa di laurea a Trieste

Villa Marittimi ospita ogni anno numerose feste di laurea. Le domande che riceviamo si ripetono quasi sempre uguali. Quelle che seguono sono le risposte che diamo abitualmente, basate su ciò che osserviamo evento dopo evento.

1. Il budget

Una festa di laurea completa a Trieste comporta indicativamente una spesa fra i 1.000 e i 5.000 €. L'ampiezza della forbice dipende dai servizi che si scelgono: un rinfresco fra amici e una serata con catering, servizio bar e fotografo appartengono a due ordini di grandezza differenti.

Come riferimento concreto, una festa per una cinquantina di persone si organizza in genere fra i 1.000 e i 1.500 € complessivi. All'aumentare degli invitati il totale cresce in misura contenuta. L'affitto della villa rimane invariato. Crescono in proporzione le sole voci legate al consumo, ossia cibo e bevande.

Più del totale, conviene conoscere quali voci determinano la spesa finale e quali sono già comprese nell'affitto.

Voce	Con Villa Marittimi	Organizzando altrove
Impianto audio	Incluso, già installato	Noleggio fra 80 e 250 €, oltre al compenso del tecnico, non inferiore a 50 €
Impianto luci regolabile	Incluso, già installato	Circa 200 €
Pulizie finali	Comprese nell'affitto	Da verificare in fase di preventivo. Quando non sono comprese restano a carico di chi organizza
Affitto degli spazi	Voce fissa, definita in preventivo. Non varia con il numero di invitati	Variabile secondo la formula proposta
Cibo e bevande	A carico di chi organizza, con catering a scelta libera	A carico di chi organizza
Beni di consumo	A carico di chi organizza	A carico di chi organizza

Un elemento che sorprende buona parte di chi organizza per la prima volta: la location non rappresenta la voce che determina il budget. La spesa principale è costituita da cibo e bevande, che crescono con il numero degli invitati. Per questa ragione l'affitto di uno spazio in esclusiva risulta spesso più conveniente di una serata in un locale pubblico con consumazione a carico dei singoli, dove l'importo finale dipende dai comportamenti degli ospiti.

La voce che viene trascurata

I beni di consumo — bicchieri, tovaglioli, carta igienica, sacchi per i rifiuti — rappresentano una spesa contenuta. Vengono però dimenticati con regolarità. La loro mancanza si manifesta a festa iniziata, quando non è più possibile rimediare. Conviene inserirli nell'elenco fin dalle prime fasi dell'organizzazione.

Impianto audio e impianto luci

In villa l'impianto audio e l'impianto luci regolabile sono già installati e compresi nell'affitto. Non richiedono noleggio, montaggio, smontaggio né la presenza di un tecnico.

Chi organizza altrove deve prevedere fra gli 80 e i 250 € per il noleggio dell'impianto audio, un minimo di 50 € per il tecnico e circa 200 € per l'impianto luci. Si tratta di una somma compresa fra i trecento e i cinquecento euro che non compare nel preventivo, oltre al tempo di allestimento che viene risparmiato.

Ne deriva una possibilità di scelta. Con l'impianto già predisposto la presenza di un DJ diventa facoltativa. Numerose serate si svolgono con una playlist preparata in anticipo e gestita da uno degli invitati.

2. Chi sostiene la spesa e come ridurla

Tradizionalmente la festa costituisce un regalo dei genitori. Con crescente frequenza la spesa viene sostenuta dal neolaureato oppure ripartita fra più persone.

La formula che osserviamo funzionare meglio è la festa congiunta. Nell'ultimo anno ne abbiamo ospitate una ventina, con un numero di festeggiati che va da due fino a cinque o sei dello stesso corso di laurea. Riunendosi si accede a una location che singolarmente non sarebbe sostenibile. La spesa individuale si riduce alla metà, a un terzo, in alcuni casi a un quarto.

L'aspetto economico non è il principale. Le feste organizzate in questo modo riescono con maggiore regolarità delle altre. Gli ambienti risultano occupati per intero anziché a metà. Gruppi che non si conoscevano si incontrano. La serata acquista un'atmosfera che una comitiva sola raggiunge di rado.

La ripartizione delle spese

Ripartizione per voci. Ciascun festeggiato si assume una voce intera: l'affitto della villa, il servizio bar, il catering con i beni di consumo. Le spese vengono annotate e conguagliate al termine, restituendo la differenza a chi ha anticipato di più. È il metodo più lineare fra tre o quattro persone.

Applicazioni dedicate. Splitwise consente di ripartire ogni voce in parti uguali, in percentuale oppure in base al numero di invitati portati da ciascuno, criterio utile quando le liste hanno dimensioni diverse. Tricount offre le stesse funzioni in forma più essenziale.

3. La composizione degli invitati

La difficoltà non riguarda il numero degli invitati. Riguarda la loro composizione.

La maggior parte delle feste di laurea riunisce nello stesso ambiente la famiglia e i compagni di università. Nelle prime ore la convivenza si svolge senza attriti. Con il progredire della serata aumentano il volume della musica e il consumo di alcolici. La presenza dei parenti nella zona da ballo diventa a quel punto poco confortevole per entrambe le parti.

Le soluzioni praticabili sono due.

Separazione nel tempo. Rinfresco pomeridiano con i parenti, festa serale con gli amici. Comporta una spesa superiore senza escludere nessuno.

Separazione negli spazi. Una location con ambienti distinti consente ai parenti di restare in una zona tranquilla mentre la parte più giovane balla altrove. Villa Marittimi è organizzata in questo modo, con gli ambienti del buffet e la discoteca privata insonorizzata collocati su piani diversi.

4. La festa nel giardino di casa

Il giardino di casa appare la soluzione più immediata ed economica. Prima di sceglierla conviene considerare due aspetti concreti.

Il rumore. È il limite principale. Le norme comunali sulla quiete pubblica impongono di contenere il volume nelle ore serali, orientativamente a partire dalle 21:30, ossia nel momento in cui una festa di laurea entra nel vivo. Le sanzioni previste non sono di importo simbolico.

Il condominio. Se il giardino è di proprietà comune serve l'autorizzazione dell'amministratore, previa verifica del regolamento. Va considerato anche un elemento che genera più contrasti di quanto si immagini: l'occupazione dei posti auto dei vicini da parte degli invitati.

Quando il vincolo determinante è il rumore, l'alternativa è una location dotata di ambienti interni adeguati, nei quali l'orario cessa di rappresentare un problema e il vicinato non ha motivo di segnalazione.

Villa Marittimi dispone di ambienti interni climatizzati distribuiti su più livelli, con una zona tranquilla per chi preferisce conversare e una discoteca privata insonorizzata al piano superiore. Il giardino resta accessibile per l'intera durata dell'evento.

5. Il rinfresco

Le strade percorribili sono due.

Rosticceria e pizzeria. A Trieste la tradizione del rinfresco è consolidata e questa scelta non costituisce un ripiego. Teglie di pizza, rustici, tartine e fritti sono alimenti freschi, abbondanti e apprezzati dai giovani. È anche la formula con l'incidenza più contenuta per persona.

Catering professionale. Comprende il personale di servizio e l'allestimento dei tavoli, con un costo per persona all'incirca doppio. È indicato quando si preferisce non occuparsi dell'organizzazione e si attribuisce importanza alla presentazione.

Dopo aver visto entrambe le formule in decine di occasioni, per una festa dinamica con molti ventenni la pizza di qualità risulta quasi sempre preferibile alla cena formale. Le bevande alcoliche vanno conteggiate separatamente. L'acquisto diretto è in genere la soluzione più conveniente.

La scelta dei fornitori

Il catering si sceglie liberamente. Chi dispone già di un fornitore di fiducia può portarlo in villa senza alcuna limitazione.

Per il bar vale una regola diversa. Chi lavora al banco deve essere un professionista referenziato, per una ragione che abbiamo imparato da una serata andata male: l'abbiamo raccontata fra i quattro errori che rovinano una festa.

A chi non ha riferimenti mettiamo a disposizione la nostra conoscenza del territorio. Nel corso degli anni abbiamo visto lavorare in villa catering, professionisti del bar e service dei quali conosciamo il modo di operare e i livelli di prezzo correnti. Segnalarli è un servizio che rendiamo volentieri: un preventivo presentato a un ventiduenne alla prima esperienza organizzativa può risultare sensibilmente superiore al valore reale, senza che l'interessato disponga di termini di paragone.

Si tratta in ogni caso di professionisti esterni e indipendenti. La scelta, l'incarico e il compenso restano un rapporto diretto fra loro e chi organizza.

6. La corona d'alloro

Il prezzo varia in base all'intreccio e alla presenza di bacche o di fiori nel colore della facoltà.

L'indicazione utile riguarda i tempi. Conviene ordinarla tre o quattro giorni prima della discussione. Nelle sessioni estive e autunnali i fiorai ricevono un numero elevato di richieste. Chi si presenta il giorno precedente trova una disponibilità ridotta.

7. Gli errori ricorrenti

• Rimandare la prenotazione. Nel corso dell'anno le date si esauriscono in genere con uno o due mesi di anticipo. Verificare la disponibilità non comporta alcun impegno. Non è raro trovare una data libera anche a due settimane dall'evento: come si blocca davvero una data.
• Dimensionare la festa sul numero degli inviti. Il numero di chi accetta non coincide con il numero di chi si presenta. Lo scarto segue una regola precisa: quanti invitati si presentano davvero a una festa.
• Non prevedere un'alternativa in caso di pioggia. Un evento all'aperto privo di uno spazio interno di riserva dipende interamente dalle condizioni meteorologiche.
• Trascurare i rientri. Se la serata termina a notte inoltrata, il rientro degli invitati va organizzato in anticipo.

In sintesi

Una festa di laurea ben riuscita a Trieste si fonda su tre decisioni prese per tempo: il numero effettivo dei partecipanti, la gestione della musica nelle ore serali e la ripartizione delle spese. Le altre voci si definiscono nell'arco di una settimana.