La domanda arriva quasi sempre nella stessa forma: «siamo in ritardo?». Nella maggior parte dei casi la risposta è no. La ragione è meno intuitiva di quanto sembri.
Quanto anticipo serve davvero
Le date si esauriscono in genere con uno o due mesi di anticipo. È anche il tempo che serve per mandare gli inviti e sistemare tutto il resto, quindi le due esigenze coincidono quasi sempre.
Il consiglio delle location che invitano a prenotare con sei mesi o un anno di anticipo, per una festa privata, è quasi sempre eccessivo. Serve a loro più che a voi.
Perché l'organizzazione non richiede più tempo
Le decisioni da prendere sono poche e si ripetono quasi identiche a ogni evento: gli spazi, il cibo, le bevande, la musica, gli inviti, i rientri. Sei voci. Nessuna richiede mesi.
Chi organizza per la prima volta ha però l'impressione opposta, ed è comprensibile. Non è mai stato dall'altra parte e non sa in che ordine si muovono le cose.
Non si organizza da soli
Dopo centinaia di feste la lista delle cose da fare è sempre la stessa. La conosciamo a memoria. Chi arriva senza sapere da dove cominciare viene affiancato passo per passo: quali decisioni prendere, in che ordine, entro quando.
Chi invece preferisce occuparsene per conto proprio lo fa senza alcun problema. L'affiancamento è a disposizione, non è un obbligo.
L'ordine in cui conviene muoversi è descritto nella guida su come organizzare un 18esimo, nella sezione dedicata alla scaletta a ritroso. Vale anche per le lauree.
Il vero motivo per muoversi presto
Il motivo non riguarda l'organizzazione. Riguarda il fatto che la stessa data la chiedono più persone.
Lavoriamo in gran parte con il passaparola. A Trieste il giro è ristretto. Un sabato di giugno viene richiesto da chi ha in mente lo stesso periodo, per motivi che si somigliano: la sessione di laurea, la fine della scuola, il diciottesimo di quel mese.
Prenotare in anticipo non serve quindi a organizzare meglio. Serve ad arrivare prima.
Come si blocca una data
Qui c'è il fraintendimento più frequente. Prenotare una visita non blocca la data. La visita serve a vedere gli spazi e a fare le domande, ed è giusto farla prima di decidere qualunque cosa.
La data resta disponibile per chiunque fino al versamento di una caparra, pari a circa il venti per cento del totale. La somma viene poi scalata dal pagamento finale, quindi non è un costo aggiuntivo.
In caso di annullamento la caparra non viene restituita. La ragione è semplice da spiegare: una data bloccata è una data che nel frattempo abbiamo rifiutato a chiunque altro l'abbia chiesta. A due settimane dall'evento non è più recuperabile.
Se sei già in ritardo
Vale sempre la pena chiedere. Non è raro trovare una data libera anche a due settimane dall'evento. Verificare non comporta alcun impegno.
Quando la data richiesta risulta occupata, di solito una soluzione si trova comunque: un giorno vicino, un orario diverso, un fine settimana successivo. La cosa che non conviene fare è darsi per spacciati senza aver chiesto.
In sintesi
Uno o due mesi bastano per organizzare. Prenotare prima conviene per un motivo diverso, cioè la concorrenza sulle date. La data si blocca soltanto con la caparra, mai con la visita. E se siete in ritardo, chiedete lo stesso.
Scrivici e ti diciamo subito se è libera. Nel frattempo puoi vedere come si svolge una festa di 18 anni o una festa di laurea a Villa Marittimi, oppure leggere quanti invitati si presentano davvero rispetto a quelli annunciati.